8 Möglichkeiten zur Auswahl des richtigen CRM-Systems für Ihr Unternehmen

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Zweifelsohne gilt: Ein gutes CRM-System ist ein Muss für jedes wachsende Unternehmen.

Irgendwann kommt der Zeitpunkt, an dem es keine Option mehr ist, seine Kundendaten mittels Hunderter Tabellen zu verwalten und dabei von einem Dokument oder System zum anderen zu wechseln, um Interessenten- oder Kundendaten zu finden oder Vertriebsmöglichkeiten zu durchsuchen, indem man Gekritzel auf Post-it-Zetteln durchstöbert.

Unabhängig davon, wie gross Ihr Unternehmen ist: Die richtige CRM-Software kann Ihnen helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben, indem sie es Ihnen ermöglicht,

  • Ihre Interaktionen mit allen Kunden nachzuverfolgen,
  • jederzeit einen Überblick über Ihre Vertriebs- und Marketingaktivitäten zu haben,
  • starke Beziehungen mit bestehenden Kunden aufrechtzuerhalten,
  • mehr Produkte und Dienstleistungen zu verkaufen,
  • die Kommunikation zwischen Vertriebs- und Marketingteams zu verbessern,
  • Neukunden zu finden und zu behalten.

Dennoch ist es nicht leicht, das richtige CRM -System für Ihr Unternehmen auszuwählen.

Die Schwierigkeit liegt nicht nur in der Tatsache, dass viele Lösungen und Technologien zur Auswahl stehen. Sie müssen sich auch über Implementierungsoptionen, Anpassungsfähigkeit, Preis, Skalierbarkeit und Unternehmenswert, Gedanken machen, bevor Sie sich entscheiden.

Neben all dem ist bei der Auswahl eines CRM-Systems für Ihr Unternehmen noch etwas Wichtiges zu berücksichtigen: Die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens!

Die sorgfältige Bewertung der Anforderungen Ihres Unternehmens ist von grosser Bedeutung. Es gilt, diese mit der angebotenen Funktionalität und Ihrem Budget abzugleichen und zu entscheiden, ob Sie alle oder nur einige Funktionen benötigen, die eine CRM-Lösung bietet.

In diesem Artikel werden wir versuchen, Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, indem wir Ihnen einige praktische Tipps dazu bieten, wie Sie das richtige CRM-System für Ihr Unternehmen finden.

8 Dinge, die bei der Auswahl des richtigen CRM-Systems zu berücksichtigen sind

Der grösste Fehler, den Unternehmen bei der Auswahl eines CRM-Systems machen, ist,
dass sie damit beschäftigt sind, Anbieter zu prüfen und unterschiedliche Funktionalitäten auszuprobieren, anstatt sich auf die Bedürfnisse und Prioritäten ihres Unternehmens zu konzentrieren.

Stellen Sie sich folgende Fragen, bevor Sie CRM-Anbieter prüfen:

  1. Was sind die ineffizientesten Prozesse in unserem Unternehmen, und was möchten wir mit einem CRM-System verbessern?
  2. Welche Betriebs- und Arbeitsabläufe fehlen bei uns und müssen ergänzt werden?
  3. Wer in unserem Unternehmen wird das CRM-System verwenden? Wie viele Anwender benötigen wir?
  4. Welche andere Software möchten wir mit dem CRM-System integrieren?
  5. Wie gross ist unser Budget?

Wenn Sie diese „Gewissenserforschung“ zu Beginn durchgeführt haben und wissen, warum Sie ein CRM-System benötigen, besteht der nächsten Schritt darin, festzulegen, was Sie von einem CRM-System erwarten.

Diese acht Bereiche sollten Sie bei der Auswahl eines CRM-Systems berücksichtigen:

1. Entscheidung über CRM-Implementierung: Cloud vs. On-Premise (lokal)

Beide Lösungen haben Vor- und Nachteile

Mit einer cloudbasierten (Software-as-a-Service/SaaS-) Lösung, benötigen Sie keinen Server und keine technischen Fachkenntnisse. Sie loggen sich einfach über Ihren Webbrowser in die cloudbasierte CRM- Software ein und können loslegen. Alle Informationen liegen auf dem Server des Anbieters.

Sie müssen jedoch zu jeder Zeit online sein. Wenn Ihre Internetverbindung ausfällt, können Sie nicht auf Ihre Daten zugreifen.

Bei einer On-Premise-Lösung gehört Ihnen die Software, die physisch bei Ihnen gehostet wird.  Sie haben also direkten Zugriff auf die Server, wenn Sie andere Kundenanwendungen integrieren möchten. Ausserdem gäbe es keine wiederkehrenden Abo-Gebühren.

Sie würden dann aber im Unternehmen IT-Fachleute benötigen und müssten die nötige Hard- und Software kaufen; auch würden höhere Vorlaufkosten anfallen.

Hier sehen Sie eine Zusammenfassung der Vor- und Nachteile jeder Art der Bereitstellung:

Seien Sie jedoch gewarnt: Nur weil Sie heute eine Implementierungsoption benötigen, heisst nicht, dass Sie die andere nicht irgendwann in der Zukunft brauchen.

Entscheiden Sie sich für ein CRM-System, das flexibel ist und sich zusammen mit ihrem Unternehmen weiterentwickeln kann.

2. Legen Sie fest, welche Funktionen Sie benötigen

Ihr Unternehmen ist einzigartig, was Abläufe, Kundenstamm und Wachstumsdynamik anbelangt.

Es ist also einfach nicht sinnvoll, sich auf eine Reihe von Standardfunktionen oder unflexible Funktionen festzulegen. Was Sie brauchen, ist eine skalierbare CRM-Lösung!

Mit Ihrem Unternehmen werden sich Ihre Anforderungen an ein CRM-System entwickeln. Daher müssen Sie sicherstellen, dass die von Ihnen gewählte CRM-Lösung einfach auf die nächste, weiter entwickelte Version aufgerüstet werden kann.

Des Weiteren sollte man bedenken, dass CRM-Software oft viele Funktionen beinhaltet, die eine grosse Bandbreite an Unternehmen ansprechen sollen. Warum aber sollten Sie für Funktionen bezahlen, die Sie nicht brauchen oder nutzen?

Laut SoftwareAdvice.com überschätzen erstmalige Käufer von CRM-Systemen sich häufig, was die tatsächlich benötigen Funktionen anbelangt.

Fragen Sie sich Folgendes: Wird in Ihrem Unternehmen wirklich jeder Schnickschnack gebraucht, den ein CRM-System bieten kann?

Das gilt auch für die Anzahl an Nutzern in Ihrer Firma. Vielleicht benötigen unterschiedliche Nutzer unterschiedliche Benutzerpläne. So könnte es sein, dass Vertriebsabteilungen ein CRM-System mit erweiterten Vertriebsfunktionen und der Möglichkeit, das CRM auf Mobilgeräten zu verwenden, benötigen, während das Kommunikationsteam lediglich die relevanten marketingbezogenen Funktionen benötigt.

Eines ist klar: Lassen Sie die Finger von Einheitslösungen und wählen Sie ein CRM-System, das an Ihre Erfordernisse angepasst werden kann!

3. Vergewissern Sie sich, dass das System mit anderen Anwendungen integriert werden kann

Dies ist einer der wichtigsten Punkte, den sie bei der Auswahl eines CRM-Systems für Ihr Unternehmen beachten sollten.

Sie erwerben ein CRM-System nicht, um Ihre Sammlung an unterschiedlichen Arbeitssystemen um eine Position zu erweitern. Sie kaufen es, damit es zur Rationalisierung Ihrer Geschäftsabläufe beiträgt!

Daher müssen Sie sicherstellen, dass das CRM-System sich mit anderen bereits vorhandenen Anwendungen integrieren lässt.

Nun, wir meinen nicht nur die Integration mit Office 365 oder Google G-Suite!

Natürlich sind diese Integrationen wichtig… aber Ihre CRM-Software sollte sich auch problemlos integrieren lassen mit: einer ERP- oder sonstigen Buchhaltungssoftware, einer HR-Software, Ihrer eigenen Website zum Importieren neuer Leads, Abrechnungs- und E-Commerce-Plattformen zur Registrierung von Transaktionen sowie E-Marketing-Lösungen.

Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre bestehenden Kontaktdaten einfach in Ihre neue CRM-Software migrieren können. Die meisten CRM-Lösungen ermöglichen den Datenimport aus anderen Quellen. Prüfen Sie ausserdem, ob Sie Informationen aus Ihrer CRM-Software exportieren können.

4. Bitten Sie um eine Vorführung und eine kostenlose Probeversion

Kaufen Sie nie ein CRM-System, ohne es vorher getestet zu haben! Es ist immer eine gute Idee, es auszuprobieren.

Am besten beginnen Sie mit einer Live- (oder Online-) Vorführung und gehen dann zu einer kostenlosen Probeversion über.

Bei einer Live-Vorführung demonstriert Ihnen ein Verkaufsmitarbeiter die Software und zeigt Ihnen, wie sie zu verwenden ist. Dabei können Sie konkrete Fragen stellen, die sich auf Ihr Unternehmen beziehen.

Anschliessend können Sie eine Testversion ausprobieren , um mit der Funktionsweise der Software vertraut zu werden und die Stärken und Schwächen des Systems kennenzulernen. Prüfen Sie Dinge wie Benutzerfreundlichkeit, wesentliche Funktionen und die Möglichkeit, die Software zu erweitern.

Schliesslich empfehlen wir Ihnen, mindestens zwei Anbieter einzuladen, damit Sie die CRM-Angebote vergleichen können.

5. Wählen Sie einen branchenspezifischen Anbieter mit lokalen Partnern

Möglicherweise ist Ihre Branche sehr spezifisch.

Daher ist es sinnvoll, nach einem CRM-Anbieter zu suchen, der bereits mit ähnlichen Unternehmen und Branchen zusammengearbeitet hat.

Indem Sie sich einfach die Website eines Anbieters ansehen, erhalten Sie einen guten Eindruck von der Art und der Grösse der Unternehmen, für die er tätig ist. Sie können auch auf Bewertungsseiten wie beispielsweise Capterra oder FeaturedCustomers.com nachsehen, um Kundenbewertungen, Referenzen etc. zu prüfen.

Was Sie ausserdem berücksichtigen sollten, ist das lokale Partnernetzwerk des Anbieters.

Die meisten europäischen Unternehmen legen Wert auf einen Partner vor Ort , der während und nach der Implementierung des CRM-Systems lokalen Support leistet. Wenn Sie hierauf Wert legen, ist es sinnvoll, das Partnernetzwerk des Anbieters zu prüfen.

  • Verfügt der Anbieter über Partner vor Ort?
  • Implementieren diese Partner lediglich CRM-Systeme oder bieten sie auch Beratungsleistungen für Unternehmen an?
  • Wie viel CRM-Erfahrung besitzt der Partner vor Ort, welche Zertifizierung kann er vorweisen, und wie viele Implementierungen hat er bereits durchgeführt?

6. Prüfen Sie, ob eine kundenspezifische Anpassung und Schulungen verfügbar sind.

Ein CRM-System ist nutzlos, wenn es nicht ordnungsgemäss konfiguriert wurde oder Ihre Mitarbeiter nicht hinsichtlich der Nutzung der Funktionen geschult werden.

Wenn Sie also nach dem Preis fragen, fragen Sie auf jeden Fall auch, wie viel es kosten wird, die Lösung an Ihre Bedürfnisse anzupassen und persönliche Schulungen zu erhalten – nicht nur Online-Schulungen.

Ein CRM-System sollte eine Ergänzung für Ihr Unternehmen darstellen und Ihren Vertriebsprozess abbilden, Ihre Marketingstrategie, Ihre Kundendienstaktivitäten, Ihre routinemässigen Abläufe im Kontaktmanagement. Daher sollten Sie sich für ein System entscheiden, das einfach zu konfigurieren ist.

Was die Einarbeitung anbelangt, so ist sie einer der wichtigen Faktoren für eine gute Akzeptanz des CRM-Systems. Es sollte sich um ständige, anwenderspezifische Praxisübungen handeln, sodass jeder weiss, wie er die Software zu verwenden hat, um effizienter arbeiten zu können.

Ob eine Schulung in der Gruppe, individuell oder nach Position im Unternehmen erfolgt: Bei einer CRM-Schulung wird nicht nur gezeigt, wie das System funktioniert, sondern auch, wie alles zusammenhängt, und wie ein Anwender zum allgemeinen organisatorischen Ablauf beitragen kann. Faktisch hilft eine Schulung einem Unternehmen dabei, gemeinsam auf ein bestimmtes Ziel hinzuarbeiten.

7. Achten Sie auf das Nutzungserlebnis

Eines der entscheidendsten Kriterien bei der Auswahl eines CRM-Systems ist, wie Sie sich bei der Anwendung fühlen, und wie Sie die Anwendung erleben.

Hilft Ihnen das System? Ist es intuitiv? Oder gibt es etwas, das Sie stört oder behindert?

Beispielsweise können Sie den Anbieter bitten, Ihnen zu zeigen, wie viele Klicks erforderlich sind, um eine spezielle Aufgabe zu erledigen. Fragen Sie sich beim Zusehen: Wie effizient (und angenehm) ist die Benutzeroberfläche? Sind die Schaltflächen deutlich benannt? Ist der Handlungsablauf logisch?

Aus all dem besteht das Nutzungserlebnis.

Wenn Sie sich also eine Vorführung ansehen oder ein CRM-System testen, bewerten Sie auch die Benutzeroberfläche des Systems und seine Anwenderfreundlichkeit.

Sie fragen sich, wie wichtig ein anwenderfreundliches CRM-System ist?

Unserer eigenen Forschung zufolge ist es sehr wichtig!

Bei SuperOffice gehört es zum Vertriebsprozess, dass wir neue Interessenten bitten, eine Umfrage auszufüllen, bevor wir sie treffen, damit wir ihre Erwartungen kennen (und übertreffen können). Eine der Fragen in der Umfrage lautet: „Was ist Ihrer Ansicht nach bei der Auswahl einer neuen CRM-Lösung wichtig?“

Nach Auswertung von über 1.000 Antworten können wir sagen, dass 86 % der Interessenten Anwenderfreundlichkeit als den für sie wichtigsten Faktor bei der Auswahl eines neuen Systems nennen!

Unsere Forschung zeigt auch, dass Bedienkomfort der wichtigste Faktor der bei Akzeptanz eines CRM-Systems ist. Unterschätzen Sie also nicht die Bedeutung einer einfachen, anwenderfreundlichen Oberfläche.

8. Vergewissern Sie sich, dass das System DSGVO-konform ist

Abschliessend gilt es zu prüfen, ob ein CRM-System über Datenschutzfunktionen verfügt.

Nun, da die DSGVO in Kraft getreten ist, sind die Daten Ihrer Kunden und wo sie gespeichert wichtiger als je zuvor. Mithilfe eines DSGVO-konformen CRM-Systems können Sie Kundendaten effizienter verwalten.

Möchte ein Kunde beispielsweise aus Ihrer Datenbank entfernt werden, müssen Sie in der Lage sein, dieser Bitte nachzukommen und eine Bestätigung über die Löschung zu versenden. Oder, wenn Ihr Kunde um einen elektronischen Bericht über alle Daten bittet, die Sie über ihn in Ihrem CRM-System gespeichert haben, müssen Sie diesen Bericht für jeden Kunden individuell generieren können.

Eine Ein-Klick-Lösung spart Ihnen Zeit und Ressourcen anstatt die Kundendaten manuell aus diversen Vertriebs-, Marketing- und Kundendienstdatenbanken entfernen zu müssen oder sich mühsam durch unterschiedliche Ressourcen arbeiten zu müssen, um zu prüfen, welche Daten Sie von dem Kunden gespeichert haben – bei all dem kommt es viel zu oft zu menschlichen Fehlern.

Hier sehen Sie nur einige Beispiele für DSGVO-bezogene Aktionen, die Sie mit Ihrer CRM-Lösung durchführen können müssen:

Ohne spezifische DSGVO-Funktionen besteht das Risiko, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen nicht erfüllt.

Zusammenfassung

Zweifelsohne spielt CRM eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines jeden Unternehmens.

Unabhängig von der Grösse Ihres Unternehms ist es immer sinnvoll, sich über Ihre Bedürfnisse und Anforderungen sowie Ihr Budget Gedanken zu machen, um die richtige Lösung zu finden.

Und obwohl Ihr Unternehmen möglicherweise nicht von Beginn an alle Funktionen und Möglichkeiten benötigt, die ein CRM-System bietet, kann es sein, dass Ihr Unternehmen in der Zukunft zusätzliche Funktionen benötigt.

Leicht kann es auch geschehen, dass man sich von all den wunderbaren Dingen blenden lässt, die ein CRM-System für ein Unternehmen tun kann, aber seien Sie vorsichtig. Das Wichtigste, was Sie bei der Auswahl eines CRM-Systems beachten müssen, ist, es einfach zu halten.

Fangen Sie klein an und erweitern Sie die Funktionalität, wenn Ihr Unternehmen grösser wird.

 

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